火災注意報 データの安全性

30.4.21 近所では、火災が続いており。今年2件目・・・。

1、火災現場を目の当たりにして

ボヤではあったものの、私の事務所の3階で火事がありまして。気を付けていても起こってしまうのが災害だよね。

消防車と警察官の様子を見て、けが人が出るような大きな事故ではなかったことが分かってまずは安心。

で、でも、わが事務所のデータは無事か!?ももももしかしてスプリンクラーで預かり資料とパソコンが、プカァ~っと水に浸かってるとかまさかないよね!?

と、不安になりましたわ。大丈夫だったけど。

自分と関りがある建物の災害を目の当たりにしたとき、案外ドキリとしないのかもしれない。もうさ、今からどうしようって発想になるわけだ。人的被害がなかったからだけど。

2、データの安全性をどうするか

さて、多くの税理士事務所でもそうだと思うけど、お客さんの資料って結構あるよね。領収書などの原始資料、税務判断用根拠資料、戸籍関係、クライアントカルテ、パソコンだけに保存している資料などなど。

今回は、バックアップデータをどうするか、を考えてみます。

よくある、クラウドデータの「顧客と税理士が同時に同じデータを見れる利点」という話しではなく、バックアップに限定した話

私はクラウド保存は会計ソフトデータ限定利用していて、その他のデータはクラウド保存を行わないというスタイル。誰も信用できないから。

3、他の事務所のデータ事情

・会計ベンダー頼りも

老舗の税理士事務所の場合、会計ソフトに投資をするので、TKCやJDLなどのベンダー(と呼ぶらしい)が面倒をみてくれるんだよね。

私はTKCの事務所にバイトに行ったことがあるけど、結構セキュリティがしっかりしていて、使いにくかったけど安心感はあった。

会計ソフト利用のデータは、クラウド管理されるので事務所が水浸しになっても大丈夫。メールも管理していたかもしれない。

クライアントとの契約書や請求書などのワードエクセルデータも、契約によってはクラウド保存してくれそうね。知らんけど。

会計ベンダーにおんぶは、お金はかかるけど、安心だしネットの勉強しなくて済む会計ベンダーは、信頼性が高いから情報漏洩の危険性は低いと思うわ。(確かICSもやっていた)

・自社サーバー利用

別の事務所では、自社サーバー(安いヤツ)にワードやエクセルなどを共有していたよ。

便利だったけど、サーバーを蹴飛ばしたら(私の仕業ではない!)データの多くが見れなくなってしまい、仕事にならないという日があったの。

この場合は、事務所が水浸しになったらデータ復旧はできずにさようなら~。

コスト安だし情報漏洩という点では安心なんだけど、なかなかうまくゆかない。

4、アナログ派のバックアップ事情

クラウドサービスと契約して、すべてのバックアップデータを預ける利便性は分かるんだけど、税理士の情報管理の観点から慎重になってしまうんだよ。ビビりだから!

無料サービスは嫌だし、途中からサービス打ち切りとかよくあるみたいだし、データ管理会社に対する信頼感があんまりない(ゴメン)。グーグルやドロップボックス、チャットワーク、エバーノート、他にも、たくさんのデータ預け先はあるのだけれども・・・・。

(※30.5.6追記 私はやらないけど、ドロップボックスへの自動保存方法。ex-itブログより)→ https://www.ex-it-blog.com/Dropbox-Backup

だいたい、「これがオススメ」のインターネット情報は、広告が付いているので信用できない。同業者からの情報を重視してる。クラウド保存利用の税理士とは想定顧客が微妙に違うことも分かった。

安心できる預け先は、本業がデータ預かりではない会計ソフト・税務ソフトの会社なんだよね。それでも、会計ソフトが絡まない顧客とのやり取り上で発生した戸籍などの個人情報資料は預けたくないものもある。

・・・やっぱり誰も信じられないわたしの場合は、まだまだ手動のバックアップで続けるかな。業務効率よりも機密性を重視だ。

個人的なイメージです。ITセキュリティ

5、情報セキュリティに取り組む

セキュリティアクションという宣言があり、週末はこれについて取り組んでおりました。

これは、「認定」ではなくて「宣言」なのだけれども、IT導入補助金の申請(H.30.4.20~改訂)などにも必要になってくるよ。(私の会社はハードルの高い二つ星を宣言)

私の会計法人で情報セキュリティポリシーを宣言したけど、なかなか時間がかかったし、実際の情報セキュリティの運用について、改めて考えるきっかけになったのでよかったわ

セキュリティアクション → https://www.ipa.go.jp/security/security-action/sa/index.html

事業主さんは、一読をオススメ!大切なことだよ。

投稿者: 小野寺 美奈

税理士。相続診断士。FP。 川崎市・東京多摩地方を中心にした、地域密着・現場主義。 税務の記事はご自身で税法を確認されるか個別に有料相談に来てくださいね。